先週の金曜日から末娘が溶連菌・ロタウイルスに感染してしまい、

やっと平和な日が訪れつつある今日この頃ですが・・・

昨日はもう金曜日ということで、先週からのドタバタの日々から木曜日くらいまで、

あんまり記憶にないです

限られた時間にちゃんと仕事はしていたけど、

空白の1週間でした

 

 

今日も、休んだ分の振替ができたので、娘は保育園です！

その間、色々と仕事をこなしていました

 

３月決算、昨日1件電子申告完了し、決算書などを製本して納品しました

事務所の分として、お客様にお渡しする税務申告書類や決算書類を、

ＰＤＦデーターに変換して、サーバーに保存するほか、

監査時等にいつでも訪問時に見れるように、

事務所用としてもコピーを「両面で」取るのですが・・・

 

 

コピー中、不自然な音が

「片面（お客様にお渡しするので）」の原稿を事務所保管用として「両面」コピーにしてファイリングします。

明らかに、コピーを取る元の原稿が両面コピーの音がしています

ビックリして複合機を見に行くと・・・

コピーを取りたい「片面」の原稿を、なぜか、

「両面」原稿として取り扱い、

コピーが「片面」で出てきてました

つまり、奇数面は元の原稿のコピー、偶数面は白紙

 

気付いたのがまだ早い段階だったので、急いでストップかけましたが・・・

 

片面しかない原稿なのに、ご丁寧に、何もない裏面ももれなくコピー

仕方なく、白紙の偶数枚の原稿を抜いて、コピー用紙のトレイに再度入れました・・・

そして、ちゃんと「片面」から「両面」に設定してコピー取ると・・・

１回白紙ではあるのもの、コピーされたコピー用紙なので、

熱でまっさらなコピー用紙と比べると、少し曲がっている感じで・・・

紙詰まりしちゃいました

 

どうでもいい白紙の裏面までコピーされたので、

カウンター料金発生してしまった・・・

悔しい間違いでした・・・

 

事務所の保管用の方は経済的に両面にして重量節約もできるし・・・

（仕事に出ていてまっすぐ子供のお迎えに行くときは、

盗難等あったら大変なので軽いモデルではあるものの、

子供を抱えてとなると重いな～と感じるＰＣをはじめ、

各種書類は必ず持ち運びします。なので軽ければ軽い方がいい）

 

このお客様の関与先ファイルだけ、

途中まで片面印刷の決算書類になっちゃいました

誰にも見せるものじゃないので、自分だけの書類だからいいんだけど・・・

 

 

単なる私の不注意なのもありますが、

連日の疲れが出てきているのは自覚しています。。

 

けっこうな枚数の原稿を片面から両面に等、

特別な設定でコピー取る時は最初の設定が肝心ですね

 

今日の教訓でした～

 

今思ったら、いつもお客様の所を巡回監査で訪問する時、

モバイルＰＣ持っているんだし、ペーパレス化してて過去の申告書類やその他書類すべてＰＤＦにして、

事務所のサーバーに保管してるんだから・・・

あえて、それをコピーにしてファイリング（直近の税務申告書類・決算書類）する必要もないのかな？

と気付きました（今頃ですが・・・）

決算時に前年の申告書や決算書を見ながらチェックしたりするので、

それを考えると、やっぱり直近の税務申告・決算書類はファイリング必要だと思ったり、

モニターで見るのと紙で見るのとじゃ、

やっぱり印刷して比較した方が見やすいんですよね。

 

ということで、今後も事務所保管用は両面コピーしてファイリング、

ＰＣ持って行く場合は、関与先ファイルは必要なし、

身軽でＯＫ、

ＰＣをモバイルＵＳＢ使ってネット接続すれば、

外出してても事務所のサーバーにアクセスできて、

過去の書類何でも見れるので

という結論になりました。

 

 

今はスタッフいない中、すべての作業を自分でやっているので、

テプラ作ったり、帳票をピリピリ破いてスキャンしてＰＤＦデーターにしたり、

雑務もやっています。

今日は、ファイルを来月の4月決算も一緒に３つ作っちゃいました

 

 

 

将来スタッフを雇用することになった時のため、

このテプラの入力方法（字の間隔や配置、フォント等、画像のスペースにピッタリなテプラを貼れるように）

を今のうちにワードでマニュアル化しています

 

横書きの場合、平成27年を２７で入力するんだけど、

縦書きにすると２、７って二段になっちゃうので、

２７等２ケタの場合は記号の２７を使う等、

ちょっと工夫が必要なんですよ

テプラの初期設定のままの字の大きさじゃ、

このファイルにピッタリなシールを作れないんです。

印字サイズの設定から、数字の間隔を試行錯誤して（笑）

ジャストサイズのテプラの設定を開発しました（笑）

 

誰が見ても同じ作業ができるように。

（１か月経過して次の決算のファイルを作成する時などに、

　あれ？どうだったかな？と自分が分からなくならないように（笑）という趣旨もあります）

 

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