領収書の整理ってどうしていますか？

 

私の事務所は、こんな風に領収書を日付順・取引の発生順に網羅して、通し番号を付けています

この証憑書綴は、私が開業したばかりのころ、

札幌で丸1日TKCのニューメンバーズ（新入会員の税理士って意味です）実務研修を受けた時にいただいたものです。

紙１枚1枚の間に厚紙が挟まっていて、領収書を貼って膨らんだ分、ページとページの間に余裕があって、とっても優れものです

（開業したのが昨年12月、1か月だけだったので、もったいないから・・・

　コピー用紙に領収書貼り付けて、クリアポケットに収納して、

　平成26年分として、すべての書類まとめてファイリングしています）

 

 

 

 

愛子先生の領収書は、ガソリン代ばかりだな～

たまに書籍代、レターパックや切手、駐車料金の領収書があるくらい

片面１枚で1月終わる感じ

 

 

システム使ってるレンタル料や計算料等は、口座振替なので、

5月の領収書も、書籍を買ったりしましたが、それでも1４枚しかありません

小さい子供がいるので、会合や夜に開催される研修会にも行かない（昼限定の自分が興味ある研修会のみ参加。札幌駅周辺を１７時に出ないと3か所お迎え間に合わない）ので、

本当に本当にガソリン代がメインですね

 

いつもガソリン入れているスタンドあるので、クレジットカードにしようかと思いましたが、現金のプリカが一番お得なので作るのやめました。

プリカで3000円使う感じのガソリンが減ったら、給油します

3000円使い切って、キリよく　車両費／現金　3000円で経理楽です！

私用でも車を使っていますので、一定割合を月末に、家事費（経費にならない生活費という意味です）として経費から除外しています

 

皆様は、領収書それぞれの方法で整理されていると思いますが、

証憑番号を付けていると、巡回監査時に取引をチェックする時にとっても役立ちますよ

 

 

開業してから、新たに初期指導を実施させていただいた関与先様には、

この証憑印をプレゼントしています

あとは、希望される場合は、初期指導に当たってのDVDを貸出しています。

経理経験が全くないレベルから指導することが大半ですので、

まずは最初の1～2か月くらい、私の方で素地を作って、

関与先様が無理なく経理できるように準備してから納品させていただきます

 

新規の関与先様それぞれ、主要な取引先・よく使うお店の名前等、最初は私も分かりませんので、現状把握も大事です。

 

その時に、こんな感じで私の方で領収書に付番し・入力を1～2か月済ませてから、データー等納品時に初期指導＆一緒に最初の1~2か月の領収書の貼り方を指導しています（ケースバイケースですが、領収書だけ最初に整理方法を伝授してから貼っていただき、その後納品する場合もあります）

 

「これ全部貼るんですか？」と、取引が多い場合は、ちょっと面倒だな～と思っていても・・・

にっこり笑顔で「大事な書類ですので、紛失しないようきちんと整理ですよ」と、関与先様にはお願いしています・・・

面倒でも、毎日、ちゃんとレシート類を入力して整理していれば、

慣れてくると毎日の作業として習慣化され、お客様自身もすぐに書類を探せますので。

証憑書類をすぐに入力したら、帳簿の現金の残高と金庫の残高が一致しますし、一致しない場合は入力ミスや漏れを早く発見できますので。

 

面倒でも、細かい作業が苦手な場合でも、このように綺麗に整理することを習慣化された関与先様から、これ分かりやすくていいですね！とコメントをいただいたこともありました

 

領収書や請求書等の整理の仕方から、書類の貼り方等々、細かいのですが最初が肝心です

 

領収書も下から上へ、取引の発生順になるべく貼るように。

 

下から番号順になってるので、関与先様の所を訪問した時は、

ノートなどに貼られた証憑書類をペラペラめくって監査しています

 

1つ大事なこと、会社名義のクレジットカード、個人事業主なら事業用のクレジットカードお持ちの方、カードの利用明細が来るからと、カードで支払ったレシートを破棄せずに、ちゃんと利用明細と一緒に整理（貼り付ける）して下さいね

くれぐれも、証拠を立証する大事な資料は破棄されないように・・・

 

 

 

 

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